2022.10.26
イベントレポート
ZOHOLICS JAPAN 2022に参加しました。
商談タブにサブフォームを利用して簡易的な見積書・請求書発行の機能を作る
Zoho Books や Zoho Invoice を試してみるもなかなか Misoca から移行ができずにいます。また Zoho CRM にも見積書や請求書が作れる機能は用意されていますが、商品タブから単価を元にした見積書しか作ることができないので、これもイマイチ使えない状態です。
そこで、今回は商談タブを利用して、そこにサブフォームで見積・請求に必要な入力欄を作成し、最終的には Zoho Writer で差し込み文章作成で見積書・請求書を作ってみる実験をしてみた結果をまとめてみることにしました。
他のサービスの画面を参考に
Misoca の画面を参考に作ってみる事にします。
Zoho CRM の商談タブを設定
Zoho CRM の商談タブに、サブフォーム を追加し、繰り返し部分に以下の項目を追加します。
| 項目 | 種類 |
|---|---|
| 品名 | 一行 |
| 数量 | 数字 |
| 単位 | 一行 |
| 単価 | 単価 |
| 金額 | 数式（通貨） |
数式のプロパティの設定で 戻り値の種類 は、後で変更ができない ので気をつけてください。 通貨に設定する事で数字を3桁毎のカンマをつける事ができる ようになります。
ここまで出来ると、以下のような感じに。（数量の前には品名が横にスクロールして見えなくなっています）
次に集計項目側の設定を進めていきます。 最初は 小計 を用意します。集計する項目が金額（通貨）の項目なので、自動的に通貨の項目に設定されます。
次に 消費税 です。今だと軽減税率とかあったりして 8% と 10% を考える必要がある業種もあるかもしれませんが、今回は 10% 固定で用意する事にします。
最後に 合計 で、上記の 小計+消費税 を設定したいところですが、選択に消費税が出てこないので、小計 x 1.1 で合計としておきます。 この最後のキャプチャは消費税と同じ感じなので省略しておきます。
その後、完成したサブフォームの設定は以下のようになります。
データを入れると以下のように。 Zoho CRM の仕様で通貨にはカンマが入るけど、数字には入りません（設定で入るようになると嬉しい）ので、1000件は 1,000件になりませんが、まぁ我慢する事にしましょう。
見積書の雛形を Zoho Writer に作成
Zoho CRM の設定
Microsoft Word や Google ドキュメント のように、Zoho には Zoho Writer というドキュメント作成用のサービスが用意されており、それを利用して Zoho CRM の情報から差し込み文章の作成を行います。
差し込み文章の作成 は メニューの ... のところに用意されていますが、まずはテンプレートの作成が先になります。
設定 / カスタマイズ / テンプレート から 差し込み文章 を選択後に ＋新しいテンプレート をクリックします。
どのタブを利用するかを選択し、テンプレート名を設定します。
Zoho Writer の設定
Zoho Writer が立ち上がりテンプレートを作る事ができるようになります。主に左側にある 自動化 を利用して必要な差し込みデータをレイアウトしていきます。
2. 項目の管理 にある項目をクリックすると «商談.商談名» のようなテキストが追記され、その部分が置き換わる変数になります。
上の方で用意したサブフォームについては 動的テーブルの挿入 から必要な項目にチェックをつけて テーブルの作成 をクリックします。これを書いている時に画面が狭くテーブル作成ボタンが見えず表示させたい項目を選んだ後に何もできず、どうしたらいいのか数十分悩んでいました。画面が狭い時にはスクロールバーを出して欲しい！
テンプレートの完成は遠いですが、完了 ボタンをクリックし、続ける でテンプレートを保存します。
差し込み文章を作成します
差し込み文章の作成 は メニューの ... のところに用意されています。
今回は 商談タブ で利用できる差し込み文章のテンプレートが選択できるようになっています。 Zoho Writer でテンプレートを作ってありますので、統合 をクリックしてください。
さっき作ったテンプレートが表示され、先ほどは 2. 項目の管理 までしかなかった自動化のメニューに 3. 文章をプレビュー / 4. 出力を選択 / 5. モニター出力 が出てきます。
これで Zoho Docs に文章を最終的な差し込み文章を作成と保存ができるようになります。 あとはお好みのカタチにテンプレートをレイアウトして行きましょう。
今回は、商談タブとサブフォームでテンプレートを作りましたが、特定のタブと関連しているタブの項目を表形式でレイアウトするようなテンプレートの作成も最近行いましたので、活用方法はいろいろありそうです。
Zoho CRM のメリットは、顧客管理のサービス以外に今回のような Zoho の別に用意されているドキュメントの連携ができることもあげられるのではないでしょうか。
