日付項目の情報から自動的にメール送信する設定

例えば、誕生日の朝に自動的にメールを送ったり、車検満了日の2ヶ月前などに自動的にメールで案内を送ったりするような設定をする方法を書いておきます。

メールのテンプレートを作成

設定 / カスタマイズ / テンプレート から「＋新しいメールテンプレート」をクリックして送るメールのテンプレートを作成します。メールのテンプレートは各タブの項目を差し込み編集することができるので、タブ毎に別のテンプレートになります。

差し込み項目を挿入する際には # を入力することで候補の一覧が表示されます。

ワークフロールールの設定

送るメールの準備が終わったら、そのメールをどのタイミングで自動的に送信するかの設定を行います。

設定 / 自動化 / ワークフローのルール から「＋ルールの作成」をクリックしてください。どのタブについて処理をするのかを設定します。

いつ？

「このルールをいつ実行しますか？」では、「日付/時刻で」を選択し、タブの項目で日付の項目が実行の選択肢として出てきますので、その何日前という設定ができますので 60日前と設定してみます。（90日未満しか設定できません）繰り返し実行する際には、毎月・毎年のように継続して実行することも可能ですが、車の車検は2年に1回なので一度のみとしておきます。

条件 (1)

ルールをどの 自動車（タブ名）に適用しますか？ と、条件を聞かれますので、全件からなのか、何らか条件を絞った方がいいのかを指定します。この場合は「メール」が設定されている場合を指定しています。

すぐに実行する処理

実行する処理として「メール通知・タスク・項目更新・タグ・Web通知・カスタム関数」から選択することになります。

今回は、最初に作ったメールのテンプレートからメール送信を行います。 場合によっては、タグや項目を更新して、今回の処理を行ったことを残しておくこともオススメです。

受信者とテンプレートを設定します。

最後に、保存を忘れずに行ってください。